Modul Pembelian

Panduan memahami menu pembelian dari permintaan barang, pemesanan, penerimaan, faktur, retur, sampai hutang pemasok.

Alur Utama

Alur lengkap yang paling rapi adalah Rekuisisi Pembelian -> Order Pembelian -> Penerimaan Barang -> Pembelian -> Pembayaran Hutang. Perusahaan yang tidak memakai pre-transaction bisa langsung mulai dari Pembelian.
1

Permintaan

User mencatat kebutuhan barang di Rekuisisi Pembelian dan menunggu approval bila SOP mengharuskan.

2

Pemesanan

Bagian pembelian membuat Order Pembelian ke pemasok berdasarkan detail yang sudah disetujui.

3

Penerimaan

Gudang mencatat barang yang diterima di Penerimaan Barang supaya stok masuk sesuai kondisi fisik.

4

Faktur

Form Pembelian mencatat faktur pemasok, nilai hutang, pembayaran, biaya, diskon, pajak, dan reward.

5

Retur

Retur Pembelian dipakai bila barang dikembalikan ke pemasok dan stok/hutang perlu dikoreksi.

6

Pelunasan

Pembayaran Hutang dan Penyesuaian Hutang menjaga saldo pemasok tetap sesuai.

Menu yang Bergantung Package Pre-Transaction

Beberapa menu hanya muncul ketika package pre_transactions aktif. Ini penting saat pengguna mengatakan menu tidak ada.

Transaksi Pembelian

Dipakai untuk mencatat kebutuhan barang sebelum menjadi PO. Perhatikan status Draft, Menunggu Approval, Disetujui, Sudah diproses, dan Dibatalkan. Buka tutorial Rekuisisi Pembelian.

Dipakai untuk memesan barang ke pemasok. PO dapat dibuat manual atau dari rekuisisi yang sudah disetujui dan masih memiliki sisa qty. Buka tutorial Order Pembelian.

Dipakai saat barang diterima berdasarkan PO. Form ini menambah stok, menghitung COGS, dan membuat jurnal persediaan/accrued payable. Buka tutorial Penerimaan Barang.

Dipakai untuk faktur final pemasok. Form ini mencatat detail barang, biaya, diskon, pembayaran, pajak tambahan, reward, hutang, jurnal, dan stok bila belum diposting dari Goods Receipt. Buka tutorial Pembelian.

Dipakai ketika barang dikembalikan ke pemasok. Dampaknya dapat menyentuh stok keluar, koreksi hutang, pembayaran retur, biaya, poin, reward, dan pajak tambahan. Buka dokumen Retur Pembelian.

Hutang dan Saldo Pemasok

Pembayaran Hutang

Mencatat pembayaran atas faktur pemasok. Detail pembayaran mengurangi saldo hutang dan dapat membuat catatan giro atau pemakaian uang muka.

Buka dokumen

Penyesuaian Hutang

Mengoreksi saldo hutang pemasok tanpa transaksi pembelian baru. Cocok untuk koreksi audit, pembulatan, atau penyesuaian saldo.

Buka dokumen

Input Saldo Hutang

Dipakai saat setup awal sistem untuk memasukkan saldo hutang pemasok yang sudah ada sebelum Acosys mulai dipakai.

Buka dokumen

Master Pendukung

Master data harus rapi sebelum transaksi pembelian dipakai. Jika master salah, efeknya bisa masuk ke akun, hutang, pajak, stok, dan laporan.

Menu Dipakai Untuk Catatan
Daftar Pemasok Identitas pemasok, alamat, tax ID, limit kredit, termin, dan akun-akun pembelian. Pastikan akun hutang, accrued payable, reward, diskon pembelian, dan gain/loss hutang benar.
Grup Pemasok Template pengelompokan pemasok dan akun default. Perubahan akun grup dapat mempengaruhi pemasok di grup yang sama.
Daftar Employee Data pembeli atau user internal yang terkait transaksi. Dipakai di PO, Pembelian, Retur, dan laporan per pembeli.
Grup Employee Pengelompokan employee dan pembatasan akses. Periksa bila pembeli tidak muncul di autocomplete.
Biaya Pembelian Jenis biaya tambahan di pembelian, PO, dan retur. Pastikan akun biaya atau perlakuan biayanya benar sebelum transaksi berjalan.

Laporan yang Perlu Dipahami User

Kontrol Pembelian

Gunakan rangkuman dan detail pembelian untuk audit nilai faktur, supplier, produk, pembeli, divisi, departemen, pengiriman, grup produk, dan merk produk.

Rangkuman Pembelian

Kontrol Pre-Transaction

Gunakan laporan rekuisisi, PO, dan penerimaan barang untuk mengecek item yang diminta, dipesan, diterima, dan belum difakturkan.

Laporan Order Pembelian

Kontrol Retur

Gunakan laporan retur untuk mengecek barang yang dikembalikan dan dampaknya ke stok serta saldo pemasok.

Rangkuman Retur Pembelian

Kontrol Hutang

Gunakan laporan hutang, pembayaran, uang muka, dan histori pemasok untuk rekonsiliasi keuangan.

Hutang Dagang

Urutan Training yang Disarankan

  1. Mulai dari master: Pemasok, Grup Pemasok, Employee, Biaya Pembelian, Payment Type, Pajak, Divisi, dan Departemen.
  2. Latih alur pre-transaction: Rekuisisi Pembelian, Order Pembelian, Penerimaan Barang.
  3. Latih faktur final: Pembelian dari PO dan Pembelian langsung tanpa PO.
  4. Latih koreksi: Retur Pembelian, Pembayaran Hutang, Penyesuaian Hutang.
  5. Akhiri dengan laporan: Rangkuman Pembelian, Penerimaan Barang, Hutang Dagang, Pembayaran Hutang, dan Histori Pemasok.

Masalah Umum

Cek package pre_transactions dan hak akses role user. Untuk Order Pembelian Masal, cek juga package tools.

Cek status pemasok aktif, grup pemasok yang diizinkan untuk pengguna, dan apakah kata kunci pencarian sesuai ID atau nama pemasok.

Untuk alur PO - Penerimaan Barang - Pembelian, stok masuk bisa berasal dari Penerimaan Barang. Saat faktur Pembelian dibuat dari PO yang sudah diterima dan inventory sudah ada, sistem menghindari posting stok ulang.

Cek tanggal filter laporan, mata uang, divisi, pembayaran yang belum accepted, retur, penyesuaian hutang, dan saldo awal hutang.