Form Uang Muka Pemasok

Panduan pencatatan dana yang dibayar ke pemasok sebelum faktur Pembelian diterima, lalu dipakai sebagai pembayaran di form Pembelian.

Kapan Form Ini Dipakai

Gunakan form ini saat perusahaan membayar uang muka ke pemasok sebelum faktur Pembelian final dibuat. Contoh: DP PO, booking barang, pembayaran awal ke supplier, atau pembayaran sebelum barang diterima.

Jangan gunakan form ini untuk membayar faktur Pembelian yang sudah ada. Jika faktur sudah dibuat, catat pembayaran melalui tab Pembayaran di form Pembelian.

Konsep Saldo Uang Muka Pemasok

DP Dibayar
Transaksi dari form ini memiliki kind=0 dan mengisi nilai debit. Ini menambah saldo DP pemasok.
DP Dipakai
Saat dipakai di Pembelian, sistem membuat baris supplierdp dengan kind=1 dan nilai credit. Ini mengurangi saldo DP.
Saldo
Saldo yang tersedia dibaca sebagai sum(debit-credit) per pemasok dan tipe uang muka.
Daftar form ini difilter kind=0, sehingga user hanya melihat DP asli yang dibayar ke pemasok. Baris pemakaian dari Pembelian dibuat otomatis oleh sistem.

Prasyarat Sebelum Input

  • Pemasok sudah aktif dan boleh dipilih oleh role user.
  • Jenis Pembayaran kas atau bank sudah aktif dan memiliki akun pembayaran.
  • Tipe Uang Muka Pemasok sudah dibuat di payment type dengan kind=5 dan memiliki akun DP pemasok.
  • Mata uang dan kurs sudah benar bila transaksi memakai mata uang selain mata uang default perusahaan.

Alur Pengisian

  1. Buka menu Uang Muka Pemasok, lalu klik Tambah.
  2. Periksa Divisi. Jika pengguna boleh memilih divisi, perubahan Divisi akan meminta nomor transaksi baru untuk tipe supplierdp.
  3. Periksa No. Transaksi dan Tanggal.
  4. Pilih Mata Uang. Jika berbeda dari mata uang default, periksa Kurs Default dan Kurs Digunakan.
  5. Pilih Pemasok. Sistem mengisi nama dan alamat pemasok.
  6. Pilih Jenis Pembayaran, misalnya kas, bank, transfer, atau metode lain yang menjadi sumber dana keluar.
  7. Jika payment type memiliki QR code, tombol QR Code akan muncul untuk menampilkan gambar QR.
  8. Pilih Tipe Uang Muka. Ini harus payment type khusus DP pemasok.
  9. Isi nominal Uang Muka pada field debit, tambahkan Memo bila perlu, lalu Simpan.

Field Form

Field Penjelasan
Divisi (division) Menentukan nomor transaksi, hak akses, dan divisi jurnal. Jika role terkunci ke satu divisi, field ini readonly.
No. Transaksi (transid) Primary key transid. Diisi otomatis dari gettransid saat tambah data jika numbering aktif.
Tanggal (transdate, transtime) Tanggal dan jam transaksi. Dipakai sebagai tanggal jurnal dan batas pembacaan saldo DP ketika faktur Pembelian menggunakan DP.
Mata Uang dan Kurs (currtrans, ratedefault, rateused) Nilai jurnal dikonversi ke mata uang default dengan rumus ratedefault / rateused saat rateused lebih besar dari nol.
Pemasok (supplierid) Wajib. Mengisi nama dan alamat. Saldo DP nanti dipisahkan per pemasok.
Jenis Pembayaran (paymenttype) Kas, bank, atau metode pembayaran dana keluar. Query backend mengecualikan payment type DP pelanggan, DP pemasok, dan poin.
Tipe Uang Muka (downpaymenttype) Akun DP pemasok yang akan didebit saat uang muka dibayar. Pilihannya hanya payment type dengan kind=5.
Uang Muka (debit) Nominal DP yang dibayar. Field ini disimpan sebagai debit dan menjadi penambah saldo.
Credit (credit) Disembunyikan di form input. Dipakai oleh sistem ketika DP digunakan di faktur Pembelian.
Printed (printed) Ditandai otomatis menjadi aktif setelah bukti DP dicetak.
Memo (memo) Catatan transaksi dan memo jurnal.

Dipakai di Form Pembelian

Saldo DP pemasok dipakai melalui tabel Pembayaran di form Pembelian. Pengguna memilih payment type DP pemasok, lalu backend Pembelian mengurangi saldo DP dengan membuat baris pemakaian otomatis.

Saldo DP = sum(debit - credit)
Filter saldo = supplierid + downpaymenttype + tanggal transaksi <= tanggal Pembelian
Nilai yang dipakai tidak boleh melebihi Total Pembelian

Saat Pembelian disimpan dan payment type DP pemasok dipakai, backend Pembelian membuat baris supplierdp otomatis dengan kind=1, debit=0, dan credit=nilai pembayaran. Baris ini mengurangi saldo DP pemasok.

Efek Jurnal Setelah Simpan

Setelah simpan, backend menghapus jurnal lama untuk nomor DP ini, lalu membuat jurnal baru berdasarkan akun payment type.

Akun Debit Credit Makna
Akun dari Tipe Uang Muka Nominal DP dalam mata uang default 0 Aset uang muka perusahaan kepada pemasok.
Akun pembayaran dari Jenis Pembayaran 0 Nominal DP dalam mata uang default Dana keluar dari kas atau bank.
Referensi jurnal menggunakan teks Downpayment: nomor transaksi.

Edit, Hapus, dan Cetak

  • Saat transaksi diedit dan disimpan, jurnal lama dihapus lalu dibuat ulang.
  • Saat transaksi dihapus, backend menghapus jurnal dengan jtid yang sama.
  • Saat dicetak, field printed di-update menjadi 1.

Masalah Umum

Pastikan pemasok sama, tanggal DP tidak lebih baru dari tanggal Pembelian, saldo debit-credit masih ada, dan payment type yang dipilih di Pembelian adalah tipe DP pemasok.

Cek master payment type. Tipe Uang Muka Pemasok harus aktif dan memiliki kind=5.

Cek akun payment type untuk Jenis Pembayaran dan Tipe Uang Muka. Form ini memakai akun dari payment type, bukan akun supplier langsung.