Form Pembelian

Panduan penggunaan form Pembelian untuk mencatat faktur pemasok, detail barang, pembayaran, biaya, reward, poin, dan pajak tambahan.

Rute Menu

Pembelian Pembelian

/form/purchase

Kapan Form Ini Dipakai

Gunakan form ini saat perusahaan menerima faktur pembelian dari pemasok dan ingin mencatat:

  • barang yang dibeli dan masuk stok
  • hutang pemasok bila pembayaran belum lunas
  • pembayaran langsung, giro, transfer, atau uang muka sesuai jenis pembayaran
  • biaya tambahan pembelian seperti ongkir atau biaya administrasi
  • pajak pembelian dan pajak tambahan bila fitur pajak tambahan aktif
  • poin dan hadiah produk dari pemasok bila digunakan
Jangan gunakan form ini untuk retur pembelian. Retur dicatat lewat form Retur Pembelian.

Prasyarat Sebelum Input

Pemasok sudah dibuat dan aktif.
Barang sudah dibuat dan aktif, termasuk satuan, pajak default, dan akun persediaan.
Departemen dan divisi sudah sesuai hak akses pengguna.
Jenis pembayaran sudah dibuat, aktif, dan akun pembayarannya sudah benar.
Biaya pembelian sudah dibuat jika akan mengisi tab Biaya.
Data pajak sudah dibuat jika barang dikenakan pajak.
Fitur serial number aktif hanya bila perusahaan memakai nomor seri atau expired date.
Jika berasal dari Order Pembelian, pastikan Order Pembelian masih terbuka dan pemasoknya sama.

Alur Cepat Pengisian

  1. Buka menu Pembelian, lalu klik Tambah.
  2. Pilih Divisi bila user boleh memilih lebih dari satu divisi.
  3. Periksa nomor Faktur Pembelian. Jika sistem memberi nomor otomatis, biarkan nomor yang muncul.
  4. Isi Tanggal dan Jam pembelian.
  5. Pilih Mata Uang. Jika mata uang berbeda dari mata uang default perusahaan, periksa Kurs Default dan Kurs Digunakan.
  6. Pilih Pemasok. Sistem akan mengisi nama, alamat, NPWP atau Tax ID, limit kredit, saldo hutang, dan termin bila tersedia di master pemasok.
  7. Pilih Pembeli jika diperlukan.
  8. Jika memakai fitur pre-transaction, pilih Order Pembelian untuk menarik detail dari PO.
  9. Isi Detail Pembelian: departemen, barang, satuan, jumlah, harga, diskon, dan pajak.
  10. Isi Diskon Faktur bila ada diskon di level faktur.
  11. Isi Pembayaran Pembelian. Untuk pembelian kredit, pembayaran boleh kurang dari total selama limit kredit masih cukup.
  12. Isi tab Biaya bila ada biaya pembelian.
  13. Isi tab Reward dan Poin bila pemasok memberikan poin atau hadiah produk.
  14. Isi Pajak Tambahan bila fitur pajak tambahan aktif.
  15. Isi tab Lainnya seperti memo dan pengiriman.
  16. Klik Simpan, lalu pastikan tidak muncul pesan limit kredit pemasok.

Struktur Form

General
Nomor transaksi, tanggal, pemasok, pembeli, detail barang, termin, diskon, total, dan pembayaran.
Biaya
Rincian biaya pembelian tambahan.
Reward dan Poin
Saldo poin, poin dari transaksi ini, dan hadiah produk.
Pajak Tambahan
Pajak tambahan per barang, hanya muncul bila fitur pajak tambahan aktif.
Lainnya
Memo, status cetak, pengiriman, status diterima, status lunas, dan informasi user.

Field Header General

Divisi menentukan nomor transaksi, hak akses data, stok, dan jurnal. Saat membuat transaksi baru, perubahan Divisi akan meminta nomor transaksi baru dari sistem. Jika role user dikunci ke satu divisi, field ini menjadi readonly atau hanya menampilkan satu pilihan.

Field ini adalah nomor utama transaksi. Pada setup dengan nomor otomatis, sistem mengisi nomor saat tambah data. Jika nomor dikunci oleh sistem, pengguna tidak perlu mengetik manual. Saat nomor berubah, sistem juga menyamakan field referensi internal purchaseidref.

Tanggal dan Jam dipakai untuk tanggal stok masuk, tanggal hutang pemasok, tanggal jurnal, perhitungan saldo hutang, dan perhitungan saldo poin pemasok sampai tanggal tersebut.

Jika role user mengunci tanggal dan jam, user tidak dapat mengubahnya.

Mata Uang default mengikuti role user. Saat mata uang dipilih, Kurs Digunakan diambil dari master mata uang. Kurs Default dan Kurs Digunakan hanya ditampilkan bila mata uang transaksi berbeda dari mata uang default perusahaan.

Pemasok wajib diisi. Ketik kode atau nama pemasok, lalu pilih dari daftar.

Setelah pemasok dipilih, sistem mengisi Nama Pemasok, Alamat, Tax ID, Limit Kredit, Saldo Hutang, Termin Pembayaran, dan Saldo Poin pemasok.

Jika master pemasok memiliki termin pembayaran, sistem membaca format termin tersebut untuk mengisi Batas Hari Diskon, Diskon, Tempo Bayar, dan Termin Pembayaran.

Pembeli diambil dari master employee. Field ini membantu laporan pembelian per pembeli. Jika role user memiliki default employee, field ini akan terisi otomatis.

Field ini hanya muncul bila fitur pre_transactions aktif. Gunakan field ini untuk menarik data dari Order Pembelian menjadi Pembelian.

Saat Order Pembelian dipilih, sistem menampilkan konfirmasi. Jika disetujui, sistem mengambil Detail Pembelian, Pembayaran, Biaya, Hadiah Produk, dan Pajak Tambahan bila fitur aktif.

Jika tambah transaksi dibatalkan setelah memilih Order Pembelian, sistem mengembalikan status PO agar tidak dianggap sudah diproses.

Pilihan termin: Tunai, Tunai Saat Sampai, dan Kredit. Jika pembayaran yang diinput lebih kecil dari Total Pembelian, sistem akan mengubah transaksi menjadi Kredit saat simpan.

Batas Hari Diskon, Diskon Termin, dan Tempo Bayar tampil saat Termin Pembayaran bukan Tunai.

Dasar diskon faktur dihitung dari subtotal Detail Pembelian, total Biaya Pembelian, dan total Pajak Tambahan.

Total Pembelian = subtotal Detail Pembelian + total Biaya Pembelian + total Pajak Tambahan - Diskon Faktur

Total Pembelian readonly. Jika total tidak sesuai, cek detail barang, biaya, pajak tambahan, dan diskon faktur.

Detail Pembelian

Tabel Detail Pembelian wajib diisi minimal satu baris. Tabel ini adalah sumber utama stok masuk, HPP, dan nilai persediaan.

Field Penjelasan
Departemen Wajib. Dipakai untuk stok, pembatasan satuan, dan laporan. Pilihan mengikuti divisi. Departemen terakhir akan diingat sebagai default baris berikutnya.
Produk Wajib. Setelah dipilih, sistem mengisi nama barang, pajak default, satuan default, jumlah default reorder bila ada, status serial number, harga beli dari satuan, dan diskon beli dari satuan.
Nama Nama produk, readonly.
Satuan Wajib. Jika diganti, sistem mengambil quantity konversi, harga beli, dan diskon beli dari master satuan.
Jumlah Jumlah pembelian dalam satuan yang dipilih. Mengubah jumlah akan menghitung ulang gross, diskon, pajak, dan subtotal.
Harga Harga beli per satuan. Mengubah harga akan menghitung ulang gross, diskon, pajak, dan subtotal.
Gross Jumlah dikali harga, readonly.
Diskon persen Diskon baris dalam persen. Mengubahnya akan menghitung nilai diskon, pajak, dan subtotal.
Nilai Diskon Diskon baris dalam nominal. Mengubahnya akan menghitung persentase diskon, pajak, dan subtotal.
Pajak Jenis pajak pembelian. Pajak mengambil data dari master taxes.
Nilai Pajak Nilai pajak baris, readonly. Untuk pajak non-inclusive, sistem menghitung pajak dari gross dikurangi diskon. Untuk pajak inclusive atau persen 0, nilai pajak baris menjadi 0 di layar detail.
Subtotal Gross dikurangi diskon ditambah pajak. Field ini readonly dan dijumlahkan ke Total Pembelian.
Serial Number Muncul bila serial number aktif dan produk memakai SN.
Expired Date Muncul bila serial number aktif dan produk memakai SN.
Memo Catatan baris barang.

Tombol Serial Number

Auto Generate SN
User memasukkan SN awal dan SN akhir, lalu sistem membuat daftar nomor seri berurutan.
SN dari Daftar
Pengguna menempel daftar SN per baris, lalu sistem menghapus duplikasi dan membuat baris data.

Rumus Detail Pembelian

Gross = Jumlah x Harga
Nilai Diskon = Diskon persen / 100 x Harga x Jumlah
Nilai Pajak = (Gross - Nilai Diskon) x Persen Pajak, hanya bila pajak non-inclusive dan persen pajak > 0
Subtotal = Gross - Nilai Diskon + Nilai Pajak

Setiap kali detail disimpan, Total Pembelian di header dihitung ulang.

Pembayaran Pembelian

Tabel Pembayaran Pembelian digunakan untuk mencatat pembayaran atas faktur pembelian.

Saat menambah baris pembayaran, sistem mengisi nomor faktur, tanggal transaksi, mata uang, kurs, dan nilai pembayaran sebesar Total Pembelian.
Field Penjelasan
Jenis Pembayaran Wajib. Pilihan berasal dari payment type aktif, kecuali jenis tertentu yang dikecualikan oleh sistem.
QR Code Muncul bila jenis pembayaran memiliki QR Code. Klik untuk melihat QR.
Pembayaran Nilai pembayaran. Total pembayaran tidak boleh lebih besar dari Total Pembelian.
Diskon persen Diskon pembayaran dalam persen. Menghitung nilai diskon pembayaran.
Diskon Diskon pembayaran dalam nominal. Menghitung persentase diskon pembayaran.
Due Date Muncul untuk jenis pembayaran tertentu seperti giro atau pembayaran yang belum langsung diterima.
Diterima Menandai apakah pembayaran langsung diterima atau efektif. Untuk beberapa jenis pembayaran, default bisa belum diterima.
Ref. Pembayaran Nomor referensi giro, transfer, atau bukti pembayaran. Muncul untuk jenis pembayaran tertentu.

Untuk beberapa konfigurasi jenis pembayaran, sistem dapat memberi default tambahan seperti QR Code, tanggal jatuh tempo, status diterima, atau referensi pembayaran. Ikuti setup payment type yang dipakai perusahaan.

Biaya Pembelian

Tab Biaya digunakan untuk menambahkan biaya yang menjadi bagian dari pembelian, misalnya ongkir, biaya handling, atau biaya lain sesuai master Biaya Pembelian.

Field Penjelasan
Biaya Wajib. Pilih dari master Biaya Pembelian.
Nilai Biaya Nilai biaya yang menambah dasar Total Pembelian.
Memo Catatan biaya.

Total Nilai Biaya ikut masuk ke perhitungan Total Pembelian.

Reward dan Poin

Bagian ini digunakan bila pemasok memberikan poin atau hadiah produk.

Field Poin

Field Penjelasan
Saldo Poin Saldo poin pemasok sebelum transaksi, dihitung sampai tanggal dan jam pembelian. Readonly.
Poin Poin yang diperoleh dari transaksi ini.
Total Poin Saldo Poin ditambah Poin transaksi ini. Readonly.

Jika Poin lebih dari 0, sistem menyimpan mutasi poin pemasok saat transaksi disimpan.

Hadiah Produk

Tabel Hadiah Produk digunakan bila pemasok memberikan barang bonus. Struktur inputnya mirip Detail Pembelian, tetapi tanpa diskon baris.

Departemen
Produk
Nama
Serial Number
Expired Date
Satuan
Jumlah
Harga
Gross
Pajak
Nilai Pajak
Subtotal
Memo
Gross = Jumlah x Harga
Nilai Pajak = Gross x Persen Pajak
Subtotal = Gross + Nilai Pajak

Barang hadiah tetap dapat menambah stok dan mempengaruhi jurnal sesuai akun reward pemasok dan akun produk.

Pajak Tambahan

Tab Pajak Tambahan hanya muncul bila role user mengaktifkan pajak tambahan, paket aplikasi memiliki fitur extratax, dan setting useotherstax aktif.

Pajak Tambahan mengambil dasar pajak dari baris Detail Pembelian. Saat memilih Produk di tab ini, sistem mencari produk dari Detail Pembelian pada faktur yang sama.

Field Penjelasan
Produk Pilih produk dari Detail Pembelian transaksi ini.
Nama Nama produk, readonly.
Jumlah Jumlah dari detail pembelian.
Satuan Satuan dari detail pembelian.
Gross Dasar pajak tambahan, readonly.
Pajak Jenis pajak tambahan.
Nilai Pajak Gross dikali persen pajak. Readonly.

Total Nilai Pajak Tambahan ikut menambah Total Pembelian.

Tab Lainnya

Field Penjelasan
Memo Catatan transaksi. Jika kosong, sistem memakai memo default seperti "Pembelian [nama pemasok]" untuk jurnal.
Cat. Perubahan Muncul saat edit. Digunakan sebagai catatan perubahan. Jika kosong, memo transaksi dipakai.
Sudah dicetak Menandai apakah transaksi sudah dicetak. Setelah print, sistem otomatis mengubahnya menjadi aktif.
Pengiriman Wajib. Pilihan dari master shipment.
Tanggal Diterima Tanggal diterima, readonly. Default sekarang.
Diterima Status diterima. Default aktif.
Lunas Status lunas. Saat simpan, sistem menghitung otomatis dari total pembayaran dibanding Total Pembelian.
Tanggal Lunas Jika belum lunas, sistem mengosongkan tanggal lunas.
User Create, User Edit, Last Updated Terisi otomatis oleh sistem.

Validasi Saat Simpan

  • Total Pembelian lebih dari 0.
  • Total pembayaran tidak lebih besar dari Total Pembelian.
  • Perhitungan limit kredit pemasok masih mencukupi.

Rumus Cek Limit Kredit

Sisa limit = Limit Kredit Pemasok - Saldo Hutang Pemasok - Total Pembelian + Total Pembayaran
Jika sisa limit kurang dari toleransi pembulatan, sistem menolak simpan dan menampilkan pesan: Nilai transaksi kredit melebih limit kredit pemasok ini.

Status Lunas

Lunas = ya, bila Total Pembayaran sama dengan Total Pembelian dalam toleransi digit uang
Lunas = tidak, bila Total Pembayaran lebih kecil dari Total Pembelian

Jika belum lunas, Tanggal Lunas dikosongkan.

Efek Setelah Simpan

  • Memperbarui tanggal transaksi pada Detail Pembelian dan Hadiah Produk.
  • Menghapus dan membuat ulang data pendukung untuk transaksi ini, seperti COGS, supplier balance, jurnal, inventory, dan purchase point.
  • Jika ada Poin, membuat mutasi poin pemasok.
  • Untuk setiap barang pembelian, menambah stok masuk dan menghitung COGS, kecuali pembelian berasal dari Order Pembelian yang seluruh Goods Receipt terkait sudah memiliki posting inventory.
  • Memperbarui supplier terakhir pada master produk.
  • Memperbarui harga beli, diskon beli, pajak beli, dan net purchase pada master satuan sesuai divisi dan departemen.
  • Membuat jurnal persediaan, pajak masukan, biaya pembelian, diskon pembelian, pembayaran, hutang pemasok, giro, DP pemasok, dan akun terkait lain sesuai master data.
  • Jika pembelian berasal dari Order Pembelian, status PO diubah menjadi sudah diproses.

Saat transaksi dihapus, sistem membersihkan data pendukung transaksi seperti saldo pemasok, poin, COGS, inventory, journaltrans, dan supplier DP.

Catatan Khusus Goods Receipt

Jika pembelian berasal dari Order Pembelian dan semua Goods Receipt terkait sudah memiliki posting inventory, form Pembelian tidak membuat stok masuk lagi. Dalam kondisi ini, sistem memakai akun accrued payable bila tersedia untuk menyeimbangkan jurnal.

Untuk alur PO - Goods Receipt - Purchase, stok dapat berasal dari Goods Receipt, sedangkan faktur pembelian lebih berperan pada hutang dan penyelesaian akuntansi.

Checklist Sebelum Simpan

Masalah Umum

Cek Total Pembelian, Total Pembayaran, Limit Kredit, dan Saldo Hutang pemasok. Jika pembayaran sebagian, sisa hutang baru tetap mengurangi limit kredit.

Cek Subtotal Detail Pembelian, Total Biaya Pembelian, Total Pajak Tambahan, Diskon Faktur, dan Pajak per baris detail.

Untuk pajak inclusive atau pajak dengan persen 0, field Nilai Pajak di detail dapat menjadi 0. Cek master pajak untuk memastikan tipe pajaknya benar.

Cek apakah fitur pre-transaction aktif, pemasok sudah dipilih, dan PO masih berstatus belum diproses untuk pemasok yang sama.

Cek paket aplikasi, setting useotherstax, dan role user useextratax.

Ini normal untuk transaksi baru. Nomor transaksi mengikuti format dan sequence per divisi.

Sistem menyimpan departemen terakhir yang dipakai pada Detail Pembelian dan Hadiah Produk sebagai default untuk baris berikutnya.

Dokumen Terkait

Rekuisisi Pembelian Order Pembelian Penerimaan Barang