Order Pembelian
Panduan membuat pesanan pembelian ke pemasok, baik manual maupun dari Rekuisisi Pembelian.
Rute Menu
/form/purchaseorder
Hubungan dengan Form Lain
Order Pembelian adalah jembatan antara Rekuisisi Pembelian dan transaksi lanjutan. Dari PO, user bisa membuat Penerimaan Barang atau langsung membuat Pembelian.
Dari Rekuisisi
PO dapat dibuat dari detail Rekuisisi yang sudah disetujui dan masih memiliki Sisa Qty.
Ke Goods Receipt
PO menjadi dasar barang yang diterima dan stok masuk.
Ke Pembelian
PO dapat ditarik ke form Pembelian sebagai faktur final pemasok.
Kapan Form Ini Dipakai
- Saat perusahaan memesan barang ke pemasok sebelum barang diterima atau difakturkan.
- Saat detail pembelian sudah berasal dari Rekuisisi Pembelian.
- Saat perusahaan butuh kontrol status order: Order Pembelian atau Sudah Difakturkan.
- Saat biaya, pembayaran rencana, reward, poin, dan pajak tambahan perlu dicatat di tahap order.
Alur Cepat Pengisian
- Buka form Order Pembelian lalu klik Tambah.
- Pilih Divisi, tanggal, dan jam.
- Pilih Pemasok. Sistem mengisi nama, alamat, Tax ID, limit kredit, saldo hutang, termin, dan saldo poin.
- Pilih Pembeli bila diperlukan.
- Jika berasal dari Rekuisisi, pilih Rekuisisi Pembelian. Sistem menarik detail yang relevan untuk supplier dan divisi tersebut.
- Isi Detail Order Pembelian: departemen, produk, satuan, qty, harga, diskon, dan pajak.
- Isi termin, diskon faktur, pembayaran rencana, biaya, reward, poin, dan pajak tambahan bila diperlukan.
- Periksa Total Pembelian.
- Isi tab Lainnya seperti memo dan pengiriman.
- Klik Simpan.
Field Header
| Field | Penjelasan |
|---|---|
| Divisi | Menentukan nomor order dan batas data. Jika diganti saat tambah, sistem mengambil nomor baru. |
| No. Order | Nomor utama transaksi. Dapat otomatis dari format divisi. |
| Tanggal dan Jam | Tanggal order dan tanggal acuan saldo pemasok serta poin. |
| Status Transaksi | Pilihan status: Order Pembelian atau Sudah Difakturkan. |
| Mata Uang dan Kurs | Dipakai untuk nilai order. Kurs muncul bila mata uang berbeda dari mata uang default perusahaan. |
| Pemasok | Wajib. Mengisi nama, alamat, Tax ID, limit kredit, saldo hutang, termin, dan saldo poin. |
| Pembeli | Employee yang bertanggung jawab atas order. |
| Rekuisisi Pembelian | Muncul bila fitur pre_transactions aktif. Hanya menampilkan rekuisisi yang disetujui, sesuai divisi, supplier, dan masih memiliki sisa qty. |
| Termin Pembayaran | Pilihan Tunai, Tunai Saat Sampai, atau Kredit. Termin dapat terisi dari master pemasok. |
| Diskon Faktur | Diskon persen atau nominal di level order. |
| Total Pembelian | Readonly. Dihitung dari detail order, biaya, pajak tambahan, dikurangi diskon faktur. |
Detail Order Pembelian
Struktur detail mirip Detail Pembelian, tetapi dipakai sebagai rencana order, bukan faktur final.
| Field | Penjelasan |
|---|---|
| Departemen | Wajib. Dipakai untuk pembatasan satuan, laporan, dan alur lanjutan. |
| Produk | Wajib. Mengisi nama produk, pajak default, status serial number, satuan default, default reorder, harga beli, dan diskon beli dari master satuan. |
| Satuan | Wajib. Mengambil quantity konversi, harga beli, dan diskon dari master satuan. |
| Qty | Jumlah barang yang dipesan. |
| Harga | Harga order per satuan. |
| Gross | Qty dikali Harga, readonly. |
| Diskon persen dan Nilai Diskon | Diskon baris. Mengubah salah satu akan menghitung ulang nilai lain, pajak, dan subtotal. |
| Pajak dan Nilai Pajak | Pajak baris order. Untuk pajak non-inclusive, nilai pajak dihitung dari gross dikurangi diskon. |
| Subtotal | Gross dikurangi diskon ditambah pajak. |
| Serial Number dan Expired Date | Muncul bila serial number aktif dan produk memakai SN. |
| Memo | Catatan baris order. |
Gross = Qty x Harga
Nilai Diskon = Diskon persen / 100 x Harga x Qty
Nilai Pajak = (Gross - Nilai Diskon) x Persen Pajak, jika pajak non-inclusive
Subtotal = Gross - Nilai Diskon + Nilai PajakPembayaran Order
Tabel pembayaran order mencatat rencana atau referensi pembayaran di tahap order. Saat baris baru ditambah, nilai default pembayaran mengikuti Total Pembelian.
| Field | Penjelasan |
|---|---|
| Jenis Pembayaran | Wajib. Pilihan berasal dari payment type aktif sesuai konfigurasi. |
| QR Code | Muncul bila jenis pembayaran punya QR Code. |
| Pembayaran | Nominal pembayaran rencana. |
| Diskon Pembayaran | Diskon persen atau nilai pada pembayaran. |
| Due Date dan Ref. Pembayaran | Muncul untuk jenis pembayaran tertentu. |
| Diterima | Status efektif pembayaran sesuai jenis pembayaran. |
Biaya, Reward, dan Pajak Tambahan
Biaya
Isi biaya pembelian tambahan. Total biaya ikut menambah Total Pembelian order.
Reward dan Poin
Catat saldo poin, poin order, total poin, dan Hadiah Produk bila pemasok memberikan reward.
Pajak Tambahan
Muncul bila fitur pajak tambahan aktif. Dasar pajak diambil dari Detail Order.
Validasi dan Efek Simpan
- Order hanya bisa disimpan bila Total Pembelian lebih dari 0.
- Jika Total Pembelian 0, sistem menampilkan pesan Transaksi tidak boleh kosong.
- Total Pembelian dihitung dari total Detail Order, Biaya, Pajak Tambahan, dikurangi Diskon Faktur.
- Saat dicetak, status Sudah dicetak otomatis aktif.
- Form ini belum menambah stok dan belum mencatat hutang final. Stok masuk terjadi di Goods Receipt atau Pembelian, tergantung alur.
Total Pembelian = total Detail Order + total Biaya + total Pajak Tambahan - Diskon FakturMasalah Umum
Pastikan fitur
pre_transactions aktif, rekuisisi sudah Disetujui, divisi sama, supplier sama, dan masih ada detail dengan request qty lebih besar dari ordered qty.Pastikan Total Pembelian lebih dari 0. Cek qty, harga, biaya, pajak tambahan, dan diskon faktur.
Status ini menandai PO sudah masuk tahap faktur/pembelian. Periksa alur lanjutan di Goods Receipt atau Pembelian sebelum mengubahnya manual.