Daftar Izin Karyawan
Daftar Izin Karyawan mencatat setiap pengajuan izin - sakit, keperluan pribadi, cuti, sampai dinas luar - beserta status persetujuannya.
Dipakai Oleh
HR, payroll, atau atasan langsung
Jenis Data
transaksi
Kunci Pencarian
Karyawan, Alasan
Kapan Form Ini Dipakai
- Saat HR mencatat izin yang dilaporkan karyawan lewat telepon, pesan, atau surat.
- Saat pengajuan yang masuk dari halaman absensi karyawan perlu ditinjau ulang atau diperbaiki tanggalnya.
- Saat perlu melihat riwayat izin seorang karyawan sebelum menyetujui pengajuan baru.
Sebelum Mengisi
- Pastikan jenis izin yang dibutuhkan sudah ada dan aktif di Daftar Jenis Izin.
- Siapkan tanggal mulai, tanggal selesai, dan alasan izin.
- Siapkan berkas pendukung bila jenis izinnya mewajibkan lampiran, misalnya surat dokter.
Alur Kerja
- Buka menu SDM & Payroll / Absensi / Daftar Izin Karyawan.
- Pilih karyawan; namanya terisi sendiri dari data karyawan.
- Pilih jenis izin, lalu isi tanggal mulai dan tanggal selesai. Jumlah hari dihitung aplikasi.
- Isi alasan izin dan unggah lampiran bila diperlukan.
- Simpan. Pengajuan masuk dengan status Diajukan dan menunggu persetujuan.
Field yang Perlu Diperhatikan
| Field | Penjelasan Untuk Pengguna | Status |
|---|---|---|
Karyawan
employeeid |
Karyawan yang mengajukan izin. | Wajib |
Jenis Izin
leavetypeid |
Jenis izin yang dipakai, menentukan aturan lampiran, batas hari, dan status dibayar. | Wajib |
Dari Tanggal
fromdate |
Hari pertama karyawan tidak masuk. | Wajib |
Sampai Tanggal
todate |
Hari terakhir karyawan tidak masuk. Isi sama dengan tanggal mulai untuk izin satu hari. | Wajib |
Alasan
reason |
Keterangan singkat penyebab izin. | Wajib |
Status Izin
status |
Diajukan, Disetujui, Ditolak, atau Dibatalkan. | Wajib |
Detail dan Relasi
- Form ini tidak memiliki tabel detail. Relasi utamanya adalah Karyawan dan Jenis Izin.
- Persetujuan dilakukan di menu Persetujuan Izin yang membaca tabel yang sama.
Dampak Setelah Simpan
- Izin yang berstatus Disetujui menutup pilihan check in karyawan pada tanggal tersebut, kecuali jenis izinnya ditandai Dihitung Hari Kerja seperti dinas luar.
- Data izin muncul di laporan Rekap Izin Karyawan.
- Aplikasi menolak penyimpanan bila tanggalnya bertabrakan dengan pengajuan lain milik karyawan yang sama, atau bila pada rentang itu sudah ada absensi.
Masalah Umum
- Muncul pesan tabrakan tanggal: cari pengajuan lain milik karyawan tersebut pada rentang yang sama, lalu batalkan atau perbaiki salah satunya.
- Muncul pesan sudah ada absensi: karyawan terlanjur check in pada tanggal itu. Batalkan absensinya lebih dulu lewat Daftar Absensi.
- Muncul batas hari per pengajuan: jenis izin membatasi lama izin. Pecah menjadi beberapa pengajuan atau ubah batasnya di Daftar Jenis Izin.
- Karyawan tidak muncul di pilihan: pastikan datanya aktif dan termasuk grup karyawan yang boleh diakses pengguna.
Field Tersedia
Daftar berikut merangkum field yang tersedia di form. Field yang jarang dipakai tetap dicantumkan agar mudah ditelusuri saat training atau support.
| Field | Penjelasan Untuk Pengguna | Status |
|---|---|---|
Karyawan
employeeid |
Karyawan yang mengajukan izin. | Wajib |
Nama
name |
Nama karyawan, terisi otomatis dari data karyawan. | Opsional |
Jenis Izin
leavetypeid |
Jenis izin yang dipakai, menentukan aturan lampiran, batas hari, dan status dibayar. | Wajib |
Dari Tanggal
fromdate |
Hari pertama karyawan tidak masuk. | Wajib |
Sampai Tanggal
todate |
Hari terakhir karyawan tidak masuk. Isi sama dengan tanggal mulai untuk izin satu hari. | Wajib |
Jumlah Hari
days |
Jumlah hari kalender yang dihitung aplikasi dari rentang tanggal. Akhir pekan dan tanggal merah belum dikecualikan. | Opsional |
Alasan
reason |
Keterangan singkat penyebab izin. | Wajib |
Lampiran
attachment |
Berkas pendukung seperti surat dokter. Wajib bila jenis izinnya menuntut lampiran. | Opsional |
Status Izin
status |
Diajukan, Disetujui, Ditolak, atau Dibatalkan. | Wajib |
Alasan Penolakan
rejectreason |
Diisi pemutus saat pengajuan ditolak. | Opsional |
Sumber Pengajuan
requestsource |
Menandai pengajuan datang dari admin/HR atau dari karyawan sendiri. | Opsional |
Disetujui Oleh
approvedby |
Pengguna yang menyetujui atau menolak, diisi aplikasi. | Opsional |
Tanggal Persetujuan
approveddate |
Waktu keputusan dibuat, diisi aplikasi. | Opsional |
Checklist Pengguna
Lokasi Menu
- SDM & Payroll / Absensi / Daftar Izin Karyawan
/form/employeeleave