Pelanggan - Dokumentasi Acosys

Dipakai Oleh

bagian sales, kasir, admin penjualan, atau finance

Jenis Data

master

Kunci Pencarian

Kode, Nama

Kapan Form Ini Dipakai

Saat ada pelanggan baru yang akan dipakai di penjualan atau piutang.
Saat alamat, kontak, NPWP, limit kredit, termin, atau default sales representative berubah.
Saat perusahaan ingin menerapkan level harga, diskon, reward, point, atau diskon pembayaran khusus untuk pelanggan tertentu.

Sebelum Mengisi

Siapkan Grup Pelanggan, sales representative, aturan diskon, aturan reward, aturan point, dan diskon pembayaran bila akan dipakai.
Pastikan alamat tagihan, alamat kirim, NPWP, termin, dan limit kredit sudah sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Periksa grup pelanggan dengan teliti karena akun piutang, reward, diskon penjualan, dan selisih kurs dapat mengikuti grup ini.

Alur Kerja

Buka menu Pelanggan, lalu tambah data baru atau pilih pelanggan lama yang perlu dikoreksi.
Isi kode, nama, alamat utama, alamat kirim, kontak, dan data pajak.
Pilih grup pelanggan, level harga, termin pembayaran, limit kredit, dan default sales representative.
Tambahkan aturan diskon, reward, point, atau diskon pembayaran bila pelanggan memakai aturan khusus.
Pastikan status Aktif sesuai. Pelanggan yang tidak aktif sebaiknya tidak dipakai untuk transaksi baru.
Simpan, lalu coba cari pelanggan dari form penjualan bila data akan langsung dipakai.

Field yang Perlu Diperhatikan

Field	Penjelasan Untuk Pengguna	Status
Kode `id`	Kode pelanggan menjadi identitas utama di transaksi dan laporan. Gunakan pola yang mudah dikenali tim sales dan finance.	Wajib
Nama `name`	Nama pelanggan yang tampil saat pencarian, dokumen penjualan, dan laporan piutang.	Wajib
Grup Pelanggan `customergroup`	Grup Pelanggan menentukan pengelompokan pelanggan dan dapat membawa akun piutang, reward, diskon penjualan, atau selisih kurs.	Wajib
Level Harga `pricelevel`	Level Harga menentukan daftar harga yang otomatis dipakai saat produk dipilih di transaksi penjualan.	Wajib
Termin Pembayaran `termofpayment`	Termin Pembayaran menjadi acuan jatuh tempo saat pelanggan bertransaksi kredit.	Opsional
Kena Pajak `taxable`	Kena Pajak menandai apakah transaksi pelanggan perlu memakai perhitungan pajak.	Opsional
NPWP `taxid`	NPWP pelanggan untuk dokumen pajak dan kebutuhan faktur pajak.	Opsional
Tanggal pengukuhan pajak `taxiddate`	Tanggal pengukuhan pajak pelanggan, bila data ini diperlukan untuk administrasi pajak.	Opsional
Aktif `isactive`	Aktif menentukan apakah data masih bisa dipilih di transaksi.	Opsional
Hadiah Produk `salesproductrewardrules`	Aturan hadiah produk yang akan dipakai saat transaksi pelanggan memenuhi syarat reward.	Opsional
Diskon Pembayaran `paymentdiscrules`	Aturan diskon pembayaran yang dipakai saat pelanggan melunasi sesuai ketentuan diskon.	Opsional
Kategori `category`	Kategori pelanggan, misalnya personal atau corporate.	Wajib
Default Sales Representative `defsalesmanid`	Sales representative default yang otomatis terisi saat pelanggan dipilih di transaksi penjualan.	Wajib
Negara `country`	Negara pelanggan untuk melengkapi alamat dan kebutuhan dokumen.	Wajib
Tanggal Daftar `registerdate`	Tanggal pelanggan mulai terdaftar di database perusahaan.	Opsional
Aktif Sampai `activeuntil`	Aktif Sampai menentukan apakah data masih bisa dipilih di transaksi.	Opsional
Tanggal Lahir `birthdate`	Tanggal lahir pelanggan personal, bila perusahaan memang menyimpan data ini.	Opsional
Terakhir Diubah `updatetimestamp`	Terakhir Diubah diisi otomatis oleh aplikasi sebagai jejak perubahan data.	Opsional

Detail dan Relasi

Form ini tidak memiliki tabel detail. Data disimpan langsung dari field utama.

Dampak Setelah Simpan

Pelanggan aktif dapat dipilih di order penjualan, pengiriman, faktur, penerimaan piutang, dan laporan.
Perubahan nama, alamat, NPWP, dan kontak akan memengaruhi dokumen baru yang dibuat setelah data disimpan.
Grup pelanggan, level harga, termin, limit kredit, dan default sales representative dapat memengaruhi transaksi penjualan berikutnya.
Jika ada data yang belum sesuai, aplikasi akan menolak penyimpanan dan menampilkan pesan validasi.

Masalah Umum

Pelanggan tidak bisa disimpan: periksa kode, nama, grup pelanggan, level harga, kategori, default sales representative, negara, dan pesan validasi.
Pelanggan tidak muncul di transaksi: cek status aktif, hak akses, dan apakah grup pelanggan boleh dipakai oleh pengguna tersebut.
Limit kredit terasa salah: cek nilai limit, jenis batas kredit, saldo piutang, dan bill-to yang dipakai di transaksi.
Pelanggan ganda: rapikan kode dan nama sebelum membuat master baru.

Field Tersedia

Daftar berikut merangkum field yang tersedia di form. Field yang jarang dipakai tetap dicantumkan agar mudah ditelusuri saat training atau support.

Field	Penjelasan Untuk Pengguna	Status
Kode `id`	Kode data. Gunakan pola yang konsisten agar mudah dicari oleh tim terkait.	Wajib
Nama `name`	Nama yang tampil di layar, pilihan data, dan laporan.	Wajib
Alamat `address`	Alamat dipakai sebagai alamat pada transaksi, pengiriman, dokumen cetak, atau data pihak terkait.	Opsional
Dikirim ke `shipto`	Alamat atau tujuan pengiriman default pelanggan.	Opsional
Grup Pelanggan `customergroup`	Grup Pelanggan menentukan pelanggan yang berhubungan dengan penjualan, piutang, pengiriman, atau point.	Wajib
Level Harga `pricelevel`	Level Harga menentukan daftar harga yang otomatis dipakai saat produk dipilih di transaksi penjualan.	Wajib
Limit Kredit `creditlimit`	Batas kredit yang menjadi acuan kontrol transaksi kredit.	Opsional
Jenis Batas Kredit `creditlimittype`	Cara membaca limit kredit, misalnya berdasarkan nominal atau jumlah transaksi.	Opsional
Termin Pembayaran `termofpayment`	Termin Akun kas/bank atau akun utama yang dipakai saat pembayaran diposting.	Opsional
Kena Pajak `taxable`	Kena Pajak menentukan informasi pajak yang dipakai di transaksi dan laporan pajak.	Opsional
NPWP `taxid`	Nomor pajak yang dipakai pada dokumen transaksi dan laporan pajak.	Opsional
Tanggal pengukuhan pajak `taxiddate`	Tanggal pengukuhan pajak sesuai data administrasi pajak.	Opsional
Aktif `isactive`	Aktif menentukan apakah data masih bisa dipilih di transaksi.	Opsional
Diskon Penjualan `salesdiscrules`	Diskon Penjualan menentukan diskon. Pastikan jenis diskon persen atau nominal sudah sesuai.	Opsional
Hadiah Produk `salesproductrewardrules`	Aturan hadiah produk yang diberikan dalam program promo atau loyalti pelanggan.	Opsional
Poin `salespointrewardrules`	Aturan point atau saldo point yang dipakai dalam program loyalti.	Opsional
Diskon Pembayaran `paymentdiscrules`	Akun untuk mencatat diskon pembayaran.	Opsional
Kategori `category`	Kategori pelanggan untuk pengelompokan harga, promo, laporan, atau aturan penjualan.	Wajib
Default Sales Representative `defsalesmanid`	Sales representative default yang otomatis terpasang saat transaksi pelanggan dibuat.	Wajib
Poin `point`	Aturan point atau saldo point yang dipakai dalam program loyalti.	Opsional
Telepon `telephone`	Telepon dipakai sebagai informasi kontak.	Opsional
Faksimili `faximile`	Nomor faksimili, bila masih digunakan oleh perusahaan.	Opsional
Telepon Selular `mobilephone`	Telepon Selular dipakai sebagai informasi kontak.	Opsional
Email `email`	Email dipakai sebagai informasi kontak.	Opsional
Password `loginpassword`	Password login pelanggan bila akses pelanggan digunakan.	Opsional
Website `website`	Website dipakai sebagai informasi kontak.	Opsional
Kontak Personal `contactperson`	Nama orang yang biasa dihubungi untuk urusan transaksi atau administrasi.	Opsional
Negara `country`	Negara melengkapi alamat dan wilayah untuk dokumen, pengiriman, atau data pihak terkait.	Wajib
Tanggal Daftar `registerdate`	Tanggal data mulai terdaftar di aplikasi.	Opsional
Aktif Sampai `activeuntil`	Aktif Sampai menentukan apakah data masih bisa dipilih di transaksi.	Opsional
Agama `religion`	Agama, bila data personal ini memang disimpan.	Opsional
Jenis Kelamin `sex`	Jenis kelamin, bila data personal ini memang disimpan.	Opsional
Tanggal Lahir `birthdate`	Tanggal lahir, bila data personal ini memang disimpan.	Opsional
Gambar `image`	Gambar pendukung yang dapat tampil di kartu data, katalog, atau dokumen cetak.	Opsional
Pembuat `usercreate`	Pembuat diisi otomatis oleh aplikasi sebagai jejak awal pembuatan data.	Opsional
Pengubah `useredit`	Pengubah diisi otomatis oleh aplikasi saat data diperbarui.	Opsional
Terakhir Diubah `updatetimestamp`	Terakhir Diubah diisi otomatis oleh aplikasi sebagai jejak perubahan data.	Opsional

Checklist Pengguna

Kode, nama, alamat, kontak, dan NPWP sudah benar. Grup pelanggan, level harga, termin, dan limit kredit sudah sesuai kebijakan. Default sales representative dan aturan diskon/reward sudah diperiksa. Status aktif sudah sesuai sebelum pelanggan dipakai di transaksi.

Lokasi Menu

Penjualan / Daftar Pelanggan
/form/customer