Catatan Pelanggan - Dokumentasi Acosys

Dipakai Oleh

bagian sales, kasir, admin penjualan, atau finance

Jenis Data

catatan

Kunci Pencarian

Kode, Nama, Tanggal

Kapan Form Ini Dipakai

Saat ada informasi pelanggan yang perlu dicatat resmi agar mudah ditelusuri.
Saat limit kredit atau jenis catatan pelanggan perlu direkam sebagai riwayat.
Saat sales, kasir, atau finance perlu melihat konteks pelanggan sebelum memproses transaksi berikutnya.

Sebelum Mengisi

Pastikan pelanggan yang dipilih sudah benar.
Pastikan Divisi dan Jenis Catatan Pelanggan sesuai dengan kebutuhan pencatatan.
Periksa limit kredit dan jenis batas kredit sebelum catatan disimpan.

Alur Kerja

Buka menu Catatan Pelanggan, lalu tambah catatan baru atau koreksi catatan lama.
Pilih Divisi, tanggal, jam, dan pelanggan yang terkait.
Periksa nama, alamat, limit kredit, dan jenis batas kredit yang tampil dari data pelanggan.
Pilih Jenis Catatan Pelanggan, lalu isi catatan dengan bahasa yang jelas dan seperlunya.
Simpan, lalu pastikan catatan dapat ditelusuri dari laporan atau riwayat pelanggan.

Field yang Perlu Diperhatikan

Field	Penjelasan Untuk Pengguna	Status
Faktur `transid`	Nomor catatan pelanggan sebagai identitas riwayat.	Wajib
Divisi `division`	Divisi tempat catatan pelanggan dibuat.	Wajib
Tanggal `transdate`	Tanggal catatan pelanggan dibuat.	Wajib
Jam `transtime`	Jam catatan pelanggan dibuat.	Wajib
Pelanggan `hrcustomer`	Pelanggan yang menjadi subjek catatan.	Opsional
Kode `customerid`	Kode pelanggan yang dipakai untuk memastikan catatan masuk ke pelanggan yang benar.	Wajib
Nama `customername`	Nama pelanggan yang terbaca dari master pelanggan.	Opsional
Alamat `customeraddress`	Alamat pelanggan yang terbaca dari master pelanggan.	Opsional
Limit Kredit `customercreditlimit`	Limit kredit pelanggan pada saat catatan dibuat.	Opsional
Jenis Batas Kredit `customercreditlimittype`	Jenis batas kredit yang berlaku untuk pelanggan.	Opsional
Jenis Catatan Pelanggan `customernoteid`	Kategori catatan agar riwayat pelanggan mudah difilter.	Wajib
Terakhir Diubah `updatetimestamp`	Waktu terakhir catatan pelanggan diperbarui.	Opsional

Detail dan Relasi

Form ini tidak memiliki tabel detail. Catatan terhubung ke Divisi, pelanggan, dan Jenis Catatan Pelanggan.

Dampak Setelah Simpan

Catatan tersimpan sebagai riwayat informasi pelanggan.
Sales, kasir, dan finance dapat memakai catatan ini sebagai konteks sebelum memproses transaksi pelanggan.
Catatan limit kredit membantu menelusuri alasan perubahan atau pengecualian pada pelanggan tertentu.

Masalah Umum

Catatan tidak muncul saat dicari: periksa Divisi, tanggal, pelanggan, dan kata kunci.
Pelanggan salah: batalkan perubahan sebelum simpan, lalu pilih pelanggan yang benar.
Data tidak bisa disimpan: pastikan Faktur, Divisi, tanggal, pelanggan, dan Jenis Catatan sudah diisi.

Field Tersedia

Daftar berikut merangkum field yang tersedia di form. Field yang jarang dipakai tetap dicantumkan agar mudah ditelusuri saat training atau support.

Field	Penjelasan Untuk Pengguna	Status
Faktur `transid`	Nomor catatan pelanggan sebagai identitas riwayat.	Wajib
Divisi `division`	Divisi tempat catatan pelanggan dibuat.	Wajib
Tanggal `transdate`	Tanggal catatan pelanggan dibuat.	Wajib
Jam `transtime`	Jam catatan pelanggan dibuat.	Wajib
Pelanggan `hrcustomer`	Pelanggan yang menjadi subjek catatan.	Opsional
Kode `customerid`	Kode pelanggan yang dipakai untuk memastikan catatan masuk ke pelanggan yang benar.	Wajib
Nama `customername`	Nama pelanggan yang terbaca dari master pelanggan.	Opsional
Alamat `customeraddress`	Alamat pelanggan yang terbaca dari master pelanggan.	Opsional
Limit Kredit `customercreditlimit`	Limit kredit pelanggan pada saat catatan dibuat.	Opsional
Jenis Batas Kredit `customercreditlimittype`	Jenis batas kredit yang berlaku untuk pelanggan.	Opsional
Jenis Catatan Pelanggan `customernoteid`	Kategori catatan agar riwayat pelanggan mudah difilter.	Wajib
Catatan `notes`	Catatan dipakai untuk catatan tambahan agar alasan input atau perubahan data mudah dipahami.	Opsional
Pengubah `useredit`	Pengguna yang terakhir mengubah catatan pelanggan.	Opsional
Terakhir Diubah `updatetimestamp`	Waktu terakhir catatan pelanggan diperbarui.	Opsional

Checklist Pengguna

Pelanggan yang dipilih sudah benar. Tanggal, Divisi, dan Jenis Catatan sesuai konteks. Limit kredit dan jenis batas kredit sudah diperiksa. Isi catatan jelas, singkat, dan tidak menimbulkan salah tafsir.

Lokasi Menu

Penjualan / Catatan Pelanggan
/form/customernote