Dua tempat, dua catatan, satu pekerjaan ganda

Banyak usaha mengalami hal yang sama begitu mulai berjualan online. Kasir mencatat stok di satu tempat, toko online memakai daftar produk di tempat lain. Setiap ada barang terjual, ada yang harus mengubah angka stok di dua sisi. Setiap ada pesanan online, ada yang harus mengetik ulang pesanan itu ke pembukuan supaya faktur dan piutangnya tercatat.

Pekerjaan ganda seperti ini jarang terlihat mahal, tetapi di sinilah selisih stok, harga yang berbeda antara toko dan kasir, dan pesanan yang terlewat berasal.

Toko Online Acosys: etalase di atas data yang sudah Anda punya

Toko Online di Acosys dibuka di alamat /shop milik Anda sendiri, bisa memakai subdomain bawaan atau domain sendiri. Pembeli melihat katalog dari produk yang sudah ada di Acosys, dengan harga dan stok yang sama dengan yang dipakai kasir Anda.

Intinya satu: tidak ada data yang disalin. Produk, stok, pelanggan, dan penyedia pembayaran memakai data yang sama dengan ERP. Pesanan pembeli masuk sebagai Order Penjualan biasa, sehingga tim Anda memprosesnya dengan alur yang sudah dikenal: kirim barang, buat faktur, catat piutang dan jurnal.

Toko Online tersedia di paket Acosys yang menyertakan POS, dan semua pengaturannya ada di satu layar: Penjualan & POS / Toko Online / Pengaturan Toko Online.

Apa yang dialami pembeli

Lihat dulu, login belakangan

Katalog dan kategori bisa dilihat tanpa login. Pembeli baru diminta masuk atau mendaftar saat memasukkan produk ke keranjang. Mendaftar cukup dengan nama, nomor HP, dan kata sandi.

Detail produk yang lengkap

Semua foto (bisa dibuka layar penuh dan diperbesar), merek, berat dan ukuran, deskripsi, serta harga grosir bila produk punya. Produk dengan varian ukuran atau warna tampil sebagai satu kartu dengan pilihan di dalamnya.

Masuk dengan cara yang familiar

Pembeli bisa login dengan ID customer, nomor HP, atau email. Bila Anda mengaktifkan Login Sosial, tersedia juga tombol Lanjut dengan Google atau Facebook. Lupa sandi? Kode 6 angka dikirim ke email akunnya.

Mudah dibagikan

Tombol Bagikan di setiap produk menyalin link yang menampilkan foto, harga, dan stok sebagai pratinjau di WhatsApp, Instagram, dan Facebook. Pembeli juga bisa mengganti bahasa tampilan dan mengurutkan produk dari yang terlaris.

Setelah memesan, pembeli mengikuti pesanannya di tab Transaksi: dibuat, dibayar, dikirim, dan selesai.

Harga dan stok mengikuti aturan yang sudah Anda buat

Toko online tidak punya daftar harga sendiri. Harga yang tampil mengikuti level harga pelanggan, diskon produk, dan harga grosir per jumlah yang sudah Anda atur di Acosys. Karena itu harga bisa sedikit berubah begitu pembeli login, persis seperti di kasir.

Yang penting untuk keamanan: harga, diskon, pajak, dan total pesanan selalu dihitung ulang oleh server dari data produk, bukan diambil dari layar pembeli. Mengubah angka di peramban tidak mengubah tagihan.

Stok dihitung dari lokasi (divisi dan departemen) yang Anda pilih sebagai lokasi toko. Produk yang habis disembunyikan, atau, kalau Anda menyalakan opsi Tampilkan stok habis, tetap tampil berlabel “Stok habis” tetapi tidak bisa dipesan. Batas kredit pelanggan juga diperiksa sebelum pesanan dikirim.

Pembayaran dengan penyedia yang Anda pilih

Toko menawarkan jenis pembayaran berjenis Gateway Pembayaran yang Anda aktifkan sendiri. Anda memakai akun merchant milik usaha Anda, memasang kredensialnya di Acosys, menguji dengan kredensial sandbox, lalu menyalakannya. Nama jenis pembayaran yang Anda buat adalah yang dilihat pembeli, dan biaya admin bisa diatur dengan rumus, misalnya 2.5%+2500.

Pesanan dengan pembayaran gateway yang belum terkonfirmasi tidak akan diteruskan ke pengiriman, sehingga barang tidak keluar sebelum uangnya pasti masuk.

Ongkos kirim otomatis (opsional)

Kalau Anda menyalakannya, keranjang menampilkan blok Pengiriman: pembeli memilih kelurahan tujuan, mengisi alamat detail dan nomor HP penerima, lalu menekan Hitung ongkir dan memilih layanan kurir. Pembeli juga bisa memilih Ambil di toko tanpa ongkir.

  • Tarif dihitung server dari berat produk (dalam gram) dibandingkan berat volume dari dimensinya; yang lebih besar yang ditagih, minimal 1 kg.
  • Ongkir ikut masuk total yang dibayar, termasuk lewat gateway, dan tercatat sebagai biaya penjualan yang terbawa ke faktur.
  • Tujuan dan layanan pilihan pembeli otomatis terbawa ke delivery order saat staf Anda membuat resi.

Fitur ini hanya tersedia untuk toko bermata uang rupiah dan bila layanan kurir platform tersedia untuk toko Anda. Mematikannya tentu sah; toko tetap berjalan tanpa ongkir otomatis.

Tampilan dan halaman yang dicari pembeli

Anda mengatur identitas toko di tab Tampilan & Info: logo, nama, slogan, sampai lima banner, warna utama dan kedua, serta hingga 12 produk unggulan. Kolom yang dikosongkan otomatis memakai data perusahaan Anda, jadi toko tetap tampil rapi sejak hari pertama.

Toko yang dipercaya pembeli punya halaman dasar. Acosys menyediakan tujuh: Tentang Kami, Cara Pemesanan, Metode Pembayaran, Pengiriman, Retur dan Pengembalian Dana, Kebijakan Privasi, serta Syarat dan Ketentuan. Tombol Isi dengan templat memasukkan contoh teks dengan nama, alamat, dan kontak toko yang sudah terisi. Halaman Metode Pembayaran dan Pengiriman bahkan terisi otomatis dari pengaturan Anda. Templat hanya contoh; Anda yang menentukan kebijakan retur dan privasi, dan alamat halaman Kebijakan Privasi bisa dipakai saat mendaftar ke penyedia pembayaran atau layar persetujuan Google dan Facebook.

Dan supaya tidak menebak-nebak apakah toko sudah siap, tab Kesiapan memberi daftar periksa: tanda merah berarti toko belum bisa menerima pesanan, lengkap dengan tombol menuju tempat memperbaikinya.

Bisa ditemukan di Google

Mesin pencari membaca halaman toko yang dibuat server: halaman depan, setiap produk, setiap kategori, dan halaman toko, semuanya masuk sitemap toko. Anda bisa mengisi judul dan deskripsi SEO, gambar pratinjau bagikan, ikon toko, serta kode verifikasi Google Search Console. Ada juga opsi menyembunyikan toko dari mesin pencari bila belum siap tayang.

Satu hal yang jujur perlu disampaikan: seberapa cepat Google mengindeks toko Anda tidak bisa dijanjikan oleh siapa pun. Yang bisa dipastikan adalah halaman-halamannya sudah siap dibaca.

Ingin tampil dengan merek sendiri? Lewat menu Domain Toko Anda dapat memasang domain milik sendiri (misalnya tokoanda.com) atau membeli domain baru dari layar yang sama. Sertifikat HTTPS terbit otomatis. Menu ini tersedia di layanan cloud dengan paket yang memuat fitur domain toko.

Setelah pesanan masuk

Dari sisi tim Anda, tidak ada alur baru yang harus dipelajari:

1. Pesanan masuk ke Order Penjualan dengan memo berawalan SHOP:. Pesanan belum memposting stok, piutang, atau jurnal.
2. Cek pembayaran: pastikan gateway sudah berstatus paid.
3. Buat Pengiriman Barang dari order itu. Stok keluar tercatat, dan tujuan serta kurir pilihan pembeli sudah terbawa untuk resi.
4. Buat Penjualan (faktur) untuk mencatat piutang dan jurnal penjualan.
5. Tandai pengiriman diterima, dan pembeli melihat statusnya selesai.

Bila email (SMTP) sudah diatur, pembeli menerima konfirmasi pesanan dan toko menerima email “pesanan baru”. Tombol WhatsApp di setiap pesanan membantu pembeli menghubungi toko dengan cepat.

Mulai dari nol sampai pesanan pertama

  1. Lengkapi data perusahaan: nama, alamat, telepon, email, dan logo. Toko memakainya sebagai isian bawaan.
  2. Siapkan produk: centang Tersedia di POS & Toko Online, pastikan ada satuan dasar dengan harga jual, foto, dan stok di lokasi toko.
  3. Atur penjualan dan stok: lokasi stok, pelanggan default (level harganya dipakai untuk pengunjung dan menjadi templat pembeli baru).
  4. Pasang pembayaran: aktifkan gateway dan buat jenis pembayarannya.
  5. Rapikan tampilan dan lengkapi halaman toko, lalu periksa tab Kesiapan sampai tidak ada tanda merah.
  6. Uji dengan pesanan percobaan di jendela privat, lalu bagikan link toko lewat WhatsApp atau Instagram.

Langkah lengkapnya, termasuk ongkos kirim, login sosial, dan SEO, ada di Panduan Membangun Toko Online di dokumentasi Acosys.

Hal yang perlu Anda ketahui sebelum mulai

  • Stok berkurang saat faktur atau pengiriman dibuat, bukan saat pesanan masuk. Pada hari ramai, dua pembeli bisa memesan unit terakhir yang sama; tim Anda perlu mengecek stok saat memproses pesanan.
  • Ongkos kirim otomatis hanya untuk rupiah dan memerlukan berat serta dimensi produk yang terisi.
  • Email pesanan butuh pengaturan SMTP. Tanpanya pesanan tetap tersimpan, tetapi tidak ada email yang dikirim.
  • Pembayaran memerlukan akun merchant dari penyedia pembayaran milik usaha Anda sendiri.
  • Isi halaman toko adalah tanggung jawab Anda. Templat hanyalah contoh dan tidak otomatis tayang.
  • Domain sendiri hanya tersedia di layanan cloud dengan paket tertentu, dan domain yang butuh dokumen usaha, misalnya .co.id, belum dilayani dari layar pembelian domain.

Pertanyaan yang sering muncul

Tidak. Toko dibuka di alamat /shop milik Anda di layanan Acosys. Domain sendiri bersifat opsional.

Ya, keduanya membaca stok yang sama, yaitu stok pada lokasi (divisi dan departemen) yang Anda pilih sebagai lokasi toko. Anda tidak mengelola dua daftar stok.

Pembeli menjadi data Customer di Acosys. Grup, akun piutang, aturan diskon, dan limit kredit mereka disalin dari pelanggan default yang Anda tentukan, sehingga mereka langsung ikut aturan harga yang benar dan muncul di laporan penjualan serta piutang seperti pelanggan lainnya.

Bisa. Ongkos kirim otomatis bersifat opsional. Tanpanya, toko tetap menerima pesanan dan pembeli bisa mengisi alamat serta catatan pengiriman.

Ya, ada dan ini adalah website penjualan online dari salah satu divisi PT Acosys Global Data sendiri. Anda bisa mengunjungi dan belanja langsung di www.glomed.id.

Satu sistem untuk di dalam dan di luar toko

Pembukuan yang rapi dan toko online yang ramai sebaiknya tidak menjadi dua pekerjaan yang saling mengejar. Dengan Toko Online Acosys, etalase Anda berdiri di atas data yang sama dengan kasir, gudang, dan laporan keuangan. Yang perlu Anda siapkan hanyalah produk yang rapi, lalu mulai dari satu pesanan pertama.