Cut Off Transaksi - Dokumentasi Acosys

Cut-off adalah proses besar. Selalu buat backup baru sebelum menekan Execute, Post Opening Drafts, atau Archive and Purge.

Apa Yang Dikerjakan Cut Off

Menghitung transaksi sebelum tanggal cut-off dan menampilkannya dalam preview.
Membentuk snapshot opening balance untuk pembelian atau hutang, penjualan atau piutang, inventory, general ledger, dan bila aktif juga equity.
Menyimpan snapshot tersebut ke batch cut-off agar bisa direview terlebih dahulu.
Memposting opening draft ke tabel aktif untuk kebutuhan pengecekan dan pengujian hasil cut-off.
Memverifikasi apakah hasil posting sudah cocok dengan snapshot batch.
Mengarsipkan atau membersihkan transaksi lama setelah hasil verifikasi dianggap aman.

Kapan Cut Off Dipakai

Saat perusahaan ingin membatasi transaksi lama dan memulai posisi opening pada tanggal tertentu.
Saat database sudah terlalu besar dan transaksi lama perlu dipindahkan ke arsip setelah posisi opening dipastikan benar.
Saat finance ingin menyiapkan batch cut-off untuk testing sebelum purge transaksi lama.

Sebelum Memulai Cut Off

Pastikan tanggal cut-off sudah final dan disetujui pihak finance atau owner.
Pastikan akun lawan atau contra account sudah benar, karena akun ini akan dipakai sebagai pasangan jurnal opening.
Pastikan transaksi draft tertunda, POS yang masih terbuka, saldo negatif inventory, saldo hutang negatif, dan saldo piutang negatif sudah dibereskan bila memang muncul di precheck.
Pastikan tidak ada user lain yang sedang mengedit atau mengoreksi transaksi lama selama proses cut-off berjalan.
Buat backup baru dari menu Maintenance.

Kapan Sebaiknya Cut Off Dijalankan

Saat jam operasional sedang sepi atau setelah input transaksi utama selesai.
Saat user yang biasa mengedit transaksi lama sudah diinformasikan untuk berhenti melakukan perubahan.
Saat tim finance siap langsung memeriksa hasil posting opening, bukan menundanya terlalu lama.

Blocker Yang Harus Dicek

Sebelum execute, finalize, atau post opening drafts, halaman cut-off menampilkan precheck. Bila ada blocker, selesaikan dulu sebelum lanjut.

Pending draft / virtual transaction: masih ada draft transaksi yang belum selesai.
Open POS: masih ada sesi POS yang terbuka.
Negative inventory: ada saldo stok negatif pada kombinasi produk atau SN tertentu.
Negative payable: ada saldo hutang bernilai negatif.
Negative receivable: ada saldo piutang bernilai negatif.

Status Batch Cut Off

Prepared / Snapshotted

Batch sudah dibuat dan snapshot opening row sudah tersimpan, tetapi belum diaktifkan sebagai cut-off final.

Finalized

Batch disahkan sebagai batch cut-off yang aktif. Setelah ini opening draft dapat diposting.

Opening Posted

Opening draft sudah ditulis ke tabel aktif untuk review dan verifikasi hasil.

Purged

Transaksi lama sudah diarsipkan atau dibersihkan. Setelah tahap ini rollback normal tidak lagi tersedia.

Alur Cut Off Yang Disarankan

Preview
Isi tanggal cut-off dan akun lawan, lalu klik preview. Di tahap ini user meninjau jumlah row yang akan terkena dan estimasi opening balance per modul.
Execute
Sistem membuat batch cut-off dan menyimpan snapshot opening row. Tahap ini belum menghapus transaksi lama.
Review Batch Detail
Buka detail batch untuk memeriksa snapshot rows, opening groups, nilai opening, dan detail per modul.
Finalize Batch
Tandai batch sebagai batch cut-off yang aktif. Batch finalized adalah syarat sebelum opening draft diposting.
Post Opening Drafts
Sistem menulis opening balance ke tabel aktif. Tahap ini dipakai untuk pengujian hasil opening sebelum transaksi lama dibersihkan.
Verify Batch
Bandingkan hasil posting dengan snapshot batch. Pastikan tidak ada mismatch sebelum lanjut ke purge.
Archive and Purge
Setelah opening dinyatakan benar, transaksi lama sebelum tanggal cut-off bisa diarsipkan atau dibersihkan dari tabel aktif.
Delete Archive Tables
Ini opsional dan hanya dilakukan bila Anda memang ingin menghapus tabel arsip *_cutoffarchive setelah purge selesai dan file arsip sudah tidak dibutuhkan lagi.

Contoh Alur Praktis

Finance menetapkan tanggal cut-off, misalnya 2026-02-28.
Admin membuat backup baru dari menu Maintenance.
User mengisi tanggal cut-off dan akun lawan, lalu menjalankan preview.
Jika precheck masih merah, blocker dibereskan dulu.
Jika preview masuk akal, jalankan execute untuk membuat snapshot batch.
Buka detail batch, periksa opening rows dan modul yang terkena.
Finalize batch, lalu post opening drafts.
Cek sampel saldo hutang, piutang, inventory, dan GL.
Jalankan verify batch.
Jika verify sudah bersih, baru lanjut archive and purge.

Penjelasan Tombol Penting

Dipakai untuk melihat estimasi modul yang terkena cut-off, jumlah affected rows, jumlah opening groups, dan ringkasan hasil opening balance sebelum batch dibuat.

Membuat batch cut-off dan snapshot opening balance. Tahap ini adalah titik awal batch yang nanti bisa direview dan difinalkan.

Mengaktifkan batch sebagai cut-off final. Setelah finalized, batch bisa dipakai untuk posting opening draft.

Menulis opening draft ke tabel aktif. Untuk batch yang sama, posting ulang dipakai untuk mengganti hasil posting batch tersebut, bukan membuat batch baru.

Membandingkan snapshot batch dengan hasil aktual setelah posting. Bila ada mismatch, periksa dulu sebelum purge.

Mengarsipkan dan menghapus transaksi lama sebelum tanggal cut-off dari tabel aktif. Lakukan hanya setelah hasil opening dipastikan benar.

Membatalkan posting opening draft dan menurunkan batch kembali ke kondisi snapshot. Rollback tidak tersedia lagi setelah purge selesai.

Modul Yang Dicakup

Purchase / Payable: pembelian, saldo hutang, dan opening payable per pemasok.
Sales / Receivable: penjualan, saldo piutang, dan opening receivable per pelanggan.
Inventory: saldo stok per divisi, departemen, produk, serial number, dan expiry date.
General Ledger: saldo akun buku besar yang tidak diwakili subledger.
Equity: hanya bila fitur equity management aktif.

Setelah Post Opening Drafts, Apa Yang Harus Dicek

Saldo hutang beberapa pemasok utama sudah sesuai dengan saldo sebelum cut-off.
Saldo piutang beberapa pelanggan utama sudah sesuai dengan posisi sebelum cut-off.
Saldo inventory untuk produk penting cocok dengan stok akhir sebelum tanggal cut-off.
Akun GL non-subledger yang paling kritikal terlihat masuk ke jurnal opening yang benar.
Verify batch tidak menunjukkan mismatch yang belum bisa dijelaskan.

Checklist Verifikasi Minimal

Area	Apa yang Dicek	Contoh Pemeriksaan
Payable	Saldo supplier penting dan total hutang	Bandingkan beberapa supplier utama dengan laporan sebelum cut-off.
Receivable	Saldo customer penting dan total piutang	Ambil sampel customer aktif dan pastikan angka opening cocok.
Inventory	Qty dan nilai produk utama	Cek produk fast moving, serial number penting, atau item bernilai besar.
General Ledger	Saldo akun non-subledger	Bandingkan akun kas tertentu, biaya, atau akun penyesuaian yang kritikal.

Risiko Cut Off

Jika akun lawan salah, jurnal opening akan masuk ke akun yang salah dan laporan keuangan akan terganggu.
Jika posting opening belum diverifikasi tetapi transaksi lama sudah dipurge, koreksi akan jauh lebih sulit.
Jika ada edit manual langsung ke database selama batch sedang diproses, hasil verifikasi bisa mismatch.
Jika purge dilakukan terlalu cepat, histori transaksi sebelum tanggal cut-off tidak lagi berada di tabel aktif.
Rollback tidak bisa lagi dilakukan setelah archive and purge selesai.

Yang Tidak Boleh Dilakukan Saat Cut Off

Jangan mengubah transaksi lama langsung di database ketika batch cut-off sedang direview, finalized, atau baru selesai diposting.
Jangan menjalankan Archive and Purge hanya karena posting opening berhasil. Verifikasi tetap wajib dilakukan lebih dulu.
Jangan membuat batch baru untuk tanggal yang sama hanya karena posting sebelumnya error, sebelum Anda memastikan status batch lama dan alasan gagalnya.
Jangan mengganti akun lawan di tengah proses batch yang sama tanpa rollback atau tanpa membuat batch baru yang benar.
Jangan menghapus tabel arsip terlalu cepat. Arsip sebaiknya tetap disimpan sampai hasil cut-off benar-benar dinyatakan aman.

Praktik Aman Saat Cut Off

Lakukan preview dan review detail batch lebih dulu.
Gunakan cut-off pada jam minim transaksi atau saat user operasional tidak sedang input transaksi lama.
Setelah posting opening drafts, cek saldo hutang, piutang, inventory, dan GL dari sampel transaksi penting.
Jalankan verify batch sebelum purge.
Simpan backup sebelum dan sesudah batch penting bila database sangat kritikal.

Kapan Harus Rollback

Saat posting opening berhasil tetapi saldo sample ternyata tidak sesuai.
Saat verify batch menampilkan mismatch yang tidak bisa diterima.
Saat akun lawan salah dipilih dan opening sudah terlanjur diposting.
Saat tim memutuskan tanggal cut-off perlu diganti sebelum purge dilakukan.

Jika Post Opening Drafts Gagal

Jangan langsung membuat batch baru.
Buka kembali detail batch yang sama, lalu cek apakah batch sudah Finalized dan apakah status purge masih belum berjalan.
Cek apakah error berasal dari blocker data, performa server, atau timeout proses.
Jika batch yang sama belum purge, posting ulang batch yang sama biasanya dipakai untuk mengganti hasil posting batch itu, bukan menumpuk opening baru.
Setelah retry berhasil, tetap lakukan verifikasi saldo sample dan verify batch sebelum melanjutkan ke purge.
Jika hasil retry tetap tidak benar, lakukan rollback batch lalu telusuri akar masalah sebelum mencoba lagi.

Tanda Batch Belum Aman Dipurge

Masih ada mismatch pada verify batch yang belum dijelaskan.
Saldo sample supplier, customer, inventory, atau akun GL belum dicocokkan dengan laporan pembanding.
Tim finance masih menemukan angka opening yang berbeda dari ekspektasi.
Masih ada kebutuhan rollback karena tanggal cut-off, akun lawan, atau isi opening batch belum diyakini benar.

FAQ Singkat

Tidak. Execute hanya membuat batch dan snapshot opening. Penghapusan atau arsip transaksi lama baru terjadi pada tahap archive and purge.

Untuk batch yang sama, posting ulang dipakai untuk mengganti hasil posting batch itu. Tetap lakukan hanya jika Anda paham alasannya dan batch belum masuk tahap purge.

Setelah opening sudah diposting, sample saldo sudah dicek, dan verify batch tidak lagi menunjukkan masalah yang belum terselesaikan.

Hubungan Dengan Maintenance

Halaman cut-off dibuka dari tab Others pada menu Maintenance. Sebelum memulai cut-off, biasakan kembali ke Maintenance untuk membuat backup terlebih dahulu.

Buka Dokumentasi Maintenance

Lokasi Menu

Umum / Maintenance / Cut Off Transaksi
/cutoff